Google laat Gemini helpen bij het plannen van afspraken in Gmail

Google heeft een nieuwe functie aangekondigd die het eenvoudiger moet maken om afspraken te plannen via Gmail. De feature heet “Help me schedule” en wordt aangedreven door Gemini, het AI-model van Google. Volgens TechCrunchduikt deze optie op wanneer je in een e-mail probeert een meeting te regelen en toont hij beschikbare tijden op basis van je Google Calendar, volgens TechCrunch.

Stel je voor: je stuurt een mail met “Zullen we volgende week een half uurtje overleggen?”, en Gmail merkt dat je iets wilt plannen. De Gemini-AI toont dan geschikte blokken in je agenda, zodat je die tijden direct in de mail kunt meenemen. Kies je als ontvanger één van die tijden, dan wordt de afspraak automatisch in beide kalenders gezet. Geen heen en weer-mailtjes meer om een tijd te vinden.

Bij de lancering werkt “Help me schedule” alleen voor vergaderingen tussen twee personen — dus jij en één ander persoon. Voor groepsmeetings of het doorspitten van meerdere agenda’s tegelijk is het nog niet bedoeld. Google beschouwt dit als een eerste stap: eerst de eenvoudiger cases aanpakken, voordat complexere planningen aan bod komen. 

In de praktijk betekent dit dat als je een teamvergadering probeert te plannen met drie of vier mensen tegelijk, je nog steeds moet terugvallen op de gebruikelijke methodes of andere tools. Voor dat soort gevallen is deze AI-feature (nog) niet op maat.

In Gmail verschijnt onder je e-mailversie een knop “Help me schedule” zodra het systeem herkent dat je aan het plannen bent. Klik je die aan, dan worden tijdsuggesties getoond, die rekening houden met je vrije momenten in je agenda. Je kunt opties verwijderen of aanpassen voordat je ze verstuurt. Wanneer de ander een keuze maakt, plant Google automatisch de afspraak in.

Wat deze aanpak anders maakt dan veel bestaande tools, is dat Gemini niet zomaar je vrije blokken toont, maar de inhoud van de e-mail gebruikt om betere voorstellen te doen. Als je zegt “30 minuten aan het eind van de week”, dan zal de AI suggesties tonen die daaraan voldoen, in plaats van willekeurige tijdvakken te presenteren.

Hoewel de functie veelbelovend is, zijn er nu al duidelijke grenzen. Zoals gezegd werkt het enkel voor vergaderingen tussen twee deelnemers. Voor meer complexe planningen is het systeem onvoldoende uitgebouwd.

Daarnaast is het afhankelijk van het Google-ecosysteem: de ontvangende partij moet bij voorkeur Gmail of Google Calendar gebruiken om automatisch een uitnodiging te krijgen. Bij externe partijen kan het zijn dat het automatische inplannen niet werkt en je alsnog handmatig moet ingrijpen.

Ook speelt privacy een rol. Omdat de AI de inhoud van je e-mail leest om suggesties te doen, is duidelijk dat Google gebruikmaakt van de data die al aanwezig is in je account. Voor organisaties zal dit vaak via beheerdersinstellingen en beleidsregels te bepalen zijn.

Voor veel mensen is plannen via e-mail een terugkerende frustratie: “Wanneer heb je tijd?”, “Doe deze dag of die dag”. Met deze AI-hulpmiddel kan dat proces aanzienlijk soepeler worden, zolang je werkt in het Google-universum en het om één-op-één afspraken gaat.

De lancering komt op een moment dat Google hard werkt om AI dieper in zijn producten te verankeren — onder meer met functies in Gmail die al kunnen samenvatten of detecteren dat een bericht om een afspraak gaat. “Help me schedule” sluit goed aan bij die koers.

Of het systeem uiteindelijk ook groepsafspraken, tijdzones, vergaderruimtes en complexe scenario’s aankan, zullen we in de komende maanden zien. Voor nu is het een slimme ondersteuning voor een van de vele alledaagse taken in ons digitale werkleven.