Hoe schrijf je een goede e-mail met AI?

donderdag, 17 april 2025 om 8:00

Een effectieve e-mail schrijven kost tijd, aandacht en gevoel voor toon. Of het nu gaat om een zakelijke aanvraag, een sollicitatie, een klantreactie of een informeel bericht: de juiste woorden bepalen of je boodschap overkomt zoals bedoeld. Met behulp van AI kun je dit proces versnellen, verbeteren en personaliseren.

In dit artikel lees je hoe je AI slim inzet om betere e-mails te schrijven, hoe je input het resultaat beïnvloedt, en hoe je zelfs je eigen schrijfstijl kunt analyseren om consistent te blijven.

Waarom e-mails schrijven met AI?

AI helpt bij het schrijven van e-mails doordat het:

Suggesties geeft voor formuleringen, structuur en toon
Taal- en stijlfouten opspoort en corrigeert
Alternatieve versies genereert op basis van jouw input
Zich kan aanpassen aan verschillende niveaus van formaliteit
Efficiënt werkt: in enkele seconden heb je een eerste concept

Maar belangrijk: AI levert alleen kwaliteit als jij duidelijke instructies geeft.

Stap-voor-stap: zo schrijf je een goede e-mail met AI

1. Bepaal het doel van je e-mail

Voordat je AI aan het werk zet, moet je helder hebben wat je wilt bereiken:

Wil je informeren, verzoeken, bedanken, verkopen of reageren?
Wie is de ontvanger? (Collega, klant, sollicitatiecommissie, leverancier…)
Wat wil je dat de ontvanger doet na het lezen van de mail?

Deze informatie vormt de basis van je prompt.

2. Kies de juiste toon: losjes of formeel?

Een van de belangrijkste keuzes bij e-mailcommunicatie is de tone of voice. AI kan zowel formeel als informeel schrijven, zolang jij dit duidelijk aangeeft.

Voorbeelden van promptinstructies:

“Schrijf een korte, vriendelijke e-mail aan een collega om hem te herinneren aan de vergadering van morgen. Gebruik een informele toon.”
“Formuleer een zakelijke e-mail aan een nieuwe klant waarin ik een offerte voorstel. Houd de toon professioneel en respectvol.”

Gebruik ook nuance:

Je kunt aangeven of het neutraal, enthousiast, beleefd, direct of empathisch moet zijn. Bijvoorbeeld:

“Maak de toon vriendelijk, maar zakelijk.”
“Laat het luchtig en persoonlijk klinken, zonder formele frasen.”

AI past zich aan je instructie aan – hoe specifieker, hoe beter.

3. Voeg context of inhoud toe

Hoe meer context je AI geeft, hoe gerichter het resultaat. Denk aan:

Onderwerp van de e-mail
Eventuele bijlagen of documenten die je meestuurt
Wat je al eerder met deze persoon hebt besproken
Wat je wél of juist niet wilt vermelden

Voorbeeldprompt:

“Schrijf een follow-up e-mail naar een klant die vorige week interesse toonde in ons softwarepakket. Vraag of hij nog vragen heeft, en herinner hem subtiel aan de kortingsactie die eind deze week afloopt. Houd de toon vriendelijk en adviserend.”

4. Analyseer je eigen e-mails voor consistente stijl

Een krachtige functie van AI is dat je het kunt laten analyseren hoe jij zelf schrijft, zodat je output persoonlijk en herkenbaar blijft. Dit doe je als volgt:

Kopieer een bestaande e-mail van jezelf (die je goed vindt)
Voeg deze toe aan je prompt met de instructie: “Gebruik deze e-mail als voorbeeld voor stijl en toon.”
AI past de toon van je nieuwe e-mail daarop aan

Voorbeeldprompt:

“Hieronder staat een e-mail die ik eerder heb gestuurd. Schrijf een nieuwe e-mail in dezelfde toon en stijl, maar nu voor een klant die vraagt om extra uitleg over onze tarieven.”

Dit is ideaal als je in een consistente huisstijl of tone of voice wilt blijven schrijven – bijvoorbeeld binnen een team of organisatie.

5. Laat AI meerdere versies genereren

Twijfel je over toon of formulering? Vraag AI dan om variaties. Bijvoorbeeld:

Een formele en een informele versie
Een korte en een langere versie
Een versie met meer nadruk op overtuigen, en één op informeren

Voorbeeldprompt:

“Schrijf drie varianten van deze e-mail: één vriendelijk en informeel, één kort en zakelijk, en één met een empathische toon waarin ik begrip toon voor de vertraging aan klantzijde.”

Zo kun je zelf kiezen welke versie het beste aansluit bij de situatie.

Praktische voorbeeldprompts

“Schrijf een beleefde e-mail waarin ik een potentiële klant bedank voor het prettige gesprek gisteren, en verwijs naar de bijgevoegde offerte. Houd het kort en professioneel.”
“Stel een informele e-mail op aan een collega waarin ik uitleg waarom ik niet bij de vergadering was, en een nieuwe datum voorstel.”
“Hieronder staat een e-mail die ik zelf heb geschreven. Gebruik dezelfde stijl voor een nieuwe e-mail waarin ik een bestaande klant uitnodig voor een feedbackgesprek.”
“Formuleer een e-mail aan een leverancier waarin ik aangeef dat er vertraging is in onze betaling, met excuses en een nieuw betalingsvoorstel. Gebruik een respectvolle, zakelijke toon.”

Aandachtspunten bij het schrijven van e-mails met AI

Blijf kritisch: AI is sterk in structuur en toon, maar jij blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke juistheid
Let op persoonlijke details: controleer namen, data, bijlagen en afspraken altijd handmatig
Voorkom overgeneralisatie: AI gebruikt soms standaardzinnen – pas aan om je tekst uniek en op maat te maken
Gebruik AI als startpunt, niet als eindproduct: redigeer de e-mail zodat het echt jouw stem weerspiegelt

Conclusie

AI is een waardevol hulpmiddel bij het schrijven van e-mails – of je nu snelheid, structuur, toon of inspiratie zoekt. Door duidelijke instructies te geven, jouw schrijfstijl te analyseren en de toon aan te passen aan de situatie, kun je met AI sneller en effectiever communiceren.

Gebruik AI om je te ondersteunen bij het schrijven, herschrijven of structureren van e-mails – maar blijf altijd verantwoordelijk voor de inhoud en de toon die je naar buiten brengt. Een goede e-mail begint bij jouw input, en wordt beter met AI als sparringpartner.