Hoe AI vergunningen in Belgische gemeenten versnelt

Ook in België wil men graag door bouwen. Maar de bijbehorende administratieve procedures kunnen traag en complex zijn. Vooral de aanvraag van omgevingsvergunningen leidt vaak tot lange wachttijden door de hoge werkdruk op gemeentelijke ambtenaren. Hier biedt de Belgische softwareontwikkelaar Columba een innovatieve oplossing met hun nieuwste AI-assistent, ‘Columba Assist’.

Columba, voorheen Orbit GT Belgium, is al langer actief in de sector, onder meer als leverancier van GIS-applicaties voor ruimtelijke ordening. Nu introduceren ze ‘Columba Assist’, een AI-assistent die omgevingsambtenaren ondersteunt bij de diverse stappen van een omgevingsaanvraag.

Timothy Van Cleemput, CEO van Columba, legt uit: "We merken dat de functie van omgevingsambtenaar een knelpuntberoep is binnen veel gemeenten. De werkdruk is hoog en de dossiers zijn vaak complex."

De AI-assistent biedt een oplossing door ambtenaren te helpen bij het doorlopen van relevante wetgeving. De chatbot, die gebruikmaakt van OpenAI-modellen, heeft toegang tot zowel Vlaamse als gemeentelijke regelgeving.

Dit stelt ambtenaren in staat snel antwoorden te krijgen op vragen over ruimtelijke ordening, waardoor de doorlooptijd van dossiers aanzienlijk verkort kan worden. "Het aanvragen van een omgevingsvergunning vereist veel taken en de wetgeving verandert voortdurend," aldus Van Cleemput.

Naast het vereenvoudigen van wetgevingsvragen, biedt Columba Assist ook een centrale opslagplaats voor alle dossierinformatie. Dit omvat mondelinge afspraken en telefoongesprekken, die door AI geanalyseerd en getranscribeerd kunnen worden.

Van Cleemput: "Je kunt actiepunten samenvatten en een lijst van op te lossen problemen maken. Dit stelt het gemeentebestuur in staat direct formele antwoorden te geven en deze schriftelijk te overhandigen aan bijvoorbeeld de architect."

De webapplicatie is reeds getest door verschillende Vlaamse gemeenten. Van Cleemput merkt op: "De grootste uitdaging was om te bepalen welke documenten nodig zijn om gerichte vragen te stellen. We creëren eigenlijk een perceelgebonden assistent die de context van het bouwperceel ophaalt en hiërarchisch verwerkt."

Dit betekent dat belangrijke documenten, zoals ruimtelijke uitvoeringsplannen, prioriteit krijgen boven minder belangrijke documenten zoals gewestplannen.

Met de introductie van Columba Assist hoopt het bedrijf niet alleen de werkdruk van omgevingsambtenaren te verlichten, maar ook de efficiëntie van het aanvraagproces voor omgevingsvergunningen te verhogen. Hierdoor kunnen zowel burgers als ambtenaren profiteren van snellere en nauwkeurigere besluitvorming.